Dématérialiser les factures fournisseurs en gagnant de l’argent

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Dématérialiser les factures de vos fournisseurs en gagnant de l'argent. Avec une solution de Lecture Automatique qui se rentabilise rapidement.

Dans le domaine de la dématérialisation, Il y a un thème particulièrement intéressant pour les entreprises celui de la dématérialisation des documents reçus tels que les bons de commande, les bons de livraison et surtout les factures fournisseurs. La dématérialisation des factures fournisseurs pourrait elle-même se résumer à l’archivage de la copie PDF du document.

Auquel cas il est utile d’adopter une méthode pour retrouver les documents ; ce qui peut être accompli de manière satisfaisante avec un gestion électronique de documents - GED. Il y a d’ailleurs de nombreux avantages à mettre en place une GED dans l’entreprise en la déployant en priorité autour de ce besoin. Mais si vous voulez bien je reviendrai plus tard sur ces aspects autour desquels beaucoup de choses ont déjà été écrites.

Ce que j’aimerais aborder ici plus particulièrement concerne la capture des données dans les factures dématérialisées. En vous parlant d’un logiciel qui collecte les données dans les factures comme le ferait une personne à partir de son clavier : un logiciel de lecture automatique de factures capable de faire rentrer les écritures comptables dans votre logiciel de comptabilité ou votre ERP. Le logiciel FORMLAD-G de la société ADDPI a été conçu précisément à cet effet. Il permet ainsi d’optimiser la dématérialisation des factures en réalisant des gains de productivité.

De telle sorte que la dématérialisation des documents entrants ne soit plus uniquement perçue comme un moyen d’améliorer l’organisation mais puisse également être intégrée comme un poste d’économies ou de profit.

Dans cet esprit, le logiciel FORMLAD-G permet de créer des automatismes pour capturer le contenu des factures fournisseurs en partant de la copie PDF. Ce qui est une façon d’aborder la dématérialisation des factures reçues avec la certitude d’un retour sur investissement rapide. En effet chacun peut facilement calculer le temps consacré à la saisie. Il est donc facile de calculer le temps nécessaire pour rentabiliser l’investissement.

Le ROI (Return Of Investment) d’une solution de LAD - Lecture Automatique de Documents - telle que FORMLAD-G sera sans doute un argument en faveur de l’introduction de la GED dans votre entreprise car, au-delà de la saisie automatique, c’est l’archivage et le workflow qui permettront d’introduire un système de gestion d’achat efficace.Lors du dernier article nous avions abordé la manière de rentabiliser la dématérialisation des factures fournisseurs en se basant sur la lecture automatique de la copie PDF par le logiciel FORMLAD-G. La copie PDF des documents peut être obtenue avec un un scanner. Si celui-ci est fourni avec un logiciel OCR de qualité, ce qui devient fréquent, alors on obtient un PDF incluant les textes.

Ce type de PDF est couramment appelé PDF de recherche ou searchable PDF ou encore PDF indexable.

Qu’elle que soit l’appellation, ce qui nous importe ici c’est que ce soit des PDF incluant l’image et les textes du document d’origine. Ce type de PDF est exploitable en entrée du logiciel FORMLAD-G et vous pourrez recueillir les données des factures pour les imputer dans votre logiciel de comptabilité de façon automatique.

Maintenant il y plus simple encore : exploiter les factures PDF envoyées par vos fournisseurs. Eh bien oui il faut songer que vous fournisseurs ont tout intérêt à vous facturer par voie électronique. Il est probable qu’ils vous demandent l’autorisation au préalable car ce sont certainement de bons commerçants qui se montrent attentifs à vos exigences. Mais ce qu’ils ignorent sans doute c’est que cela peut devenir très intéressant pour vous. En effet si votre fournisseur vous envoie les factures au format PDF, il le fait très certainement avec un logiciel. Et dans ce cas, il n’a a plus besoin de scanner ni d’OCR : la facture PDF peut être déposée directement en entrée du logiciel FORMLAD-G qui réalisera la lecture automatique de façon optimale (en évitant les erreurs imputables à un quelconque OCR).

Lorsqu’une facture est électronique à l’origine, la loi l’accepte en tant qu’original à condition de pouvoir authentifier l’émetteur et de pouvoir vérifier son intégrité ; c’est à cela que sert la signature électronique. Cependant vous devrez être attentif à la manière dont vous archiverez les factures de vos fournisseurs afin de vous assurer de pouvoir les sortir en cas de contrôle. Attention : pour les factures ayant des originaux papiers, le choix d’une dématérialisation nécessite des précautions car vous transformez l’original papier en image électronique…

Pour que la copie électronique d’un document papier puisse avoir une certaine valeur probante il faut se référer à un état de l’art dans le domaine de l’archivage à vocation probatoire. Vous devriez notamment vous renseigner sur l’ISO14641-1 (elle-même issue de la norme française NF Z42-013).