Tout savoir pour planifier un projet et le gérer du début à la fin

Planifier et gérer un projet : comment faire ?

Une petite définition : La planification de projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation.

L’outil requis est le planning.

Les objectifs du planning sont les suivants :

* déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
* suivre et communiquer l’avancement du projet
* affecter les ressources aux tâches

Le découpage du projet

La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant

* Ce qui doit être fait (tâches)
* Par qui cela doit être fait (Ressources)
* Comment les résultats (Livrables) doivent être présentés
* Comment les valider (Jalons)

La notion de WBS

La WBS (Work Breakdown structure) est la structure hiérarchique des tâches du projet.

La conception de la WBS passe par

* L’établissement d’une liste des résultats de travail (livrables) les + importants du projet
* La division (si nécessaire) de ces livrables en sous-ensembles
* Pour chaque livrable et sous-livrable, le listage des activités qui sont nécessaires à sa réalisation
* La possibilité de diviser ces activités en sous-activités

L’ordonnancement des tâches

L’ordonnancement est l’élaboration d’un plan d’action permettant de déterminer les séquencements ou au contraire les parallélismes possibles entre l’exécution des tâches précédemment identifiées.

Dans certains projets, une marge de flexibilité peut être aménagée par le chef de projet pour l’ordonnancement des tâches, c’est à dire que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios possibles concernant l’ordonnancement des tâches. En fonction de l’évolution du projet, un scénario d’ordonnancement des tâches peut être privilégié par rapport à un autre scénario.

Pour procéder à l’ordonnancement des tâches, il faut, pour chaque tâche élémentaire, lister les tâches antérieures, au vu des informations collectées sur le terrain et sélectionner les seules tâches immédiatement antérieures. Le planning doit permettre l’identification de l’ordonnancement des tâches du projet.
Le Planning

Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les jalons et atteindre les objectifs du projet. C’est l’indispensable outil de la planification.
Les étapes successives

Prenons l’exemple d’un projet informatique.

Supposons qu’une entreprise souhaite implémenter un ERP de type SAP ou GEAC. Ce type de projet comporte plusieurs grandes étapes :

* Etude préalable détaillée (définition du périmètre, cahier des charges fonctionnel …)
* Dossier de Paramétrage
* Réalisation du paramétrage et/ou Programmation
* Conception des Jeux d’essai pour préparer la recette de l’application/du module
* Recette (Réalisation des tests informatiques)
* Rédaction des Manuels utilisateurs
* Mise en production

Dates au plus tôt et au plus tard

Pour bâtir un planning, il faut associer à chaque tâche les dates au plus tôt (Début au plus tôt et Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au plus tard de l’exécution de la tâche). La durée de la tâche est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.
Importance du chemin critique et des marges

Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin. La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la durée totale du projet.

La marge est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet. Les tâches qui sont sur le chemin critique ont une marge nulle.

La marge totale (MT) est égale à la différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche elle-même. C’est aussi la différence entre les dates au plus tard et les dates au plus tôt de la tâche elle même.

La marge Libre (ML) est égale à la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce, et la date de fin au plus tôt de la tâche elle-même.
Estimation des charges des tâches et de la durée du projet

Différents besoins d’estimation se font valoir au niveau du projet, au niveau de la phase et au niveau des tâches.

Au niveau projet, il faut estimer la charge du projet complet par la détermination d’une enveloppe budgétaire.

Au niveau phase, il faut estimer la charge d’une phase spécifique, ajuster le découpage du projet et prévoir des ressources pour planifier l’affectation des intervenants.

Au niveau tâche, Il faut estimer chacune des tâches qui font généralement l’objet d’une affectation individuelle.

Les coûts du projet doivent être évalués en fonction de leur nature : coûts en matériel, en ressources humaines internes, en frais de déplacement, en personnel de prestataires extérieurs …

Concernant les charges matérielles, il faut les estimer précisément : Besoins en locaux, en ordinateurs, serveurs, logiciels …

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