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Gestion documentaire

Logiciel gestion de documents: Xambox, une solution de gestion documentaire performante, simple d’utilisation et comprenant une offre gratuite

Xamance annonce la sortie de la Xambox Anywhere, solution de gestion documentaire en mode SaaS pour tous. Ce nouveau service permet d’archiver documents papier et fichiers électroniques dans un espace personnel et sécurisé mais surtout de les retrouver grâce à son moteur de recherche en ligne aux nombreuses fonctionnalités. Afin de toucher le grand public, Xamance inclut une offre gratuite dans sa gamme.

Qu’est-ce que Xambox Anywhere ?

La Xambox Anywhere fonctionne sur le modèle « 1 bouton pour classer vos papiers, 1 clic pour retrouver ». Dorénavant disponible en mode hébergé (mode SaaS - Software as a Service), elle optimise l’accessibilité à tous types de données (papier, photos, documents électroniques) en ligne de façon sécurisée dans un esprit 100% nomade.

Fonctionnalités principales du service Xambox Anywhere : www.xambox.com

Ajout de documents papierà partir de la majorité des scanners ou multifonctions du marché (compatibilité Twain). Xamance propose aussi des scanners optimisés pour une utilisation en relation avec le service Xambox.

Send2Xamboxest une imprimante virtuelle qui envoie tout document électronique imprimable (.doc, .xls, .jpg, etc.) vers www.xambox.com.

Xambox

Envoi direct par email vers la base documentaire : il suffit d’envoyer un mail avec un PDF en pièce jointe sur son adresse personnelle de réception Xambox pour que celui-ci soit intégré directement à la base documentaire Xambox. Pratique lorsqu’on reçoit une facture d’achat en ligne par email, il n’y a plus qu’à transférer.

OCR, indexation, et ultra-compression des documents : chaque document est « OCRisé » (reconnaissance de texte), analysé, indexé, ultra-compressé (division de la taille du ficher jusqu’à 10 fois), archivé au format PDF et disponible en ligne.

Un moteur de recherche full-text en ligneretrouve les documents papier et fichiers électroniques à partir d’un PC connecté au web.

Une visionneuse PDF intégrée à l’interface web : il s’agit d’une des rares visionneuses du marché à ne pas utiliser le Flash (il est donc possible de consulter sa Xambox depuis un iPad ou encore un ihone). L’ultra-compression automatique des PDF générés permet un affichage très rapide des documents sans perte de qualité.

Gestion de documents

Partage de liens sécurisés : la Xambox Anywhere permet de partager un document grâce à la création d’un lien confidentiel (url). Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour le transfert de très gros documents ou pour envoyer des justificatifs en quelques secondes.

Mobilité et sécurité maximum : grâce au stockage en ligne, l’utilisateur nomade garde à portée de main et de clic toute sa documentation. Le service Xambox Anywhere assure la même sécurité qu’un coffre-fort électronique (canaux sécurisés et authentifiés par clés chiffrées, accès log in et mot de passe). Ainsi, en cas de sinistre, la version électronique de tous les documents peut être récupérée (ex : envoyer toutes les factures de son matériel électroménager à son assurance suite à une inondation).

Plus qu’une solution figée d’archivage en ligne, la Xambox Anywhere est conçue pour une utilisation quotidienne grâce à de nombreuses fonctionnalités pratiques, l’archive ne signifie donc plus « extinction du papier ».

Classement automatique des papiers

La solution offre un système unique de classement automatique des documents physiques. Après numérisation, tous les papiers s’empilent dans des bacs et leurs positions sont mémorisées. Plus tard, lorsque l’on souhaite prendre un document, la Xambox Anywhere en indique l’emplacement exact : « votre facture EDF se trouve dans le bac n°2 en 3^ème position après l’intercalaire rouge ». Xamance est la seule solution au monde offrant cette fonctionnalité (3 brevets).

Logiciel de gestion documentaire

Trois mois de tests en conditions réelles

Les premiers utilisateurs (dirigeants, professionnels libéraux et particuliers) soulignent la simplicité du service et le gain de temps généré par le classement automatique et le moteur de recherche en ligne.

La mobilité est un atout majeur de Xambox Anywhere : consulter ses documents lorsque l’on est en déplacement, au bureau, chez soi ou en voyage… qui n’en a pas rêvé ?

Disponibilité du service Xambox Anywhere

Le service Xambox Anywhere est disponible en mode Freemium : une première offre gratuite permet d’archiver 200 pages sans limitation de durée. Les formules sans engagement Individual (à partir de 7.52€HT/mois) et Business (à partir de 20€/mois) offrent des volumes plus importants et des fonctionnalités supplémentaires. La version gratuite est téléchargeable sur www.xambox.com.

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