Comment bien choisir sa solution de gestion des impressions ?

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On parle de solution d’Output Management pour désigner une solution de gestion de la création et de la diffusion des flux documentaires. Pour SAP, l’interface BC-XOM (eXternal Output Management) permet de déléguer ces tâches à un système externe. Cette architecture permet d’alléger le système SAP et de bénéficier d’un grand nombre de fonctionnalités difficiles à mettre en œuvre avec la gestion standard du spool SAP.

Quels sont les critères pour le choix d’une telle solution ?

Pendant des années, les entreprises ont essayé de répondre à leurs besoins en superposant un certain nombre de solutions en fonction des besoins, pourtant tous liés à l’Output Management….
La juxtaposition de solutions, a créé une complexité d’exploitation tout en multipliant les coûts d’acquisition, d’administration et de maintenance…

Le choix d’une solution d’Output Management, pour SAP ou tout autre environnement doit se faire avec une vision globale des besoins de l’entreprise : les besoins d’aujourd’hui et ceux de demain. Les besoins pour mon système mais également pour les autres environnements de l’entreprise.

Ex : Mon entreprise souhaite mettre en œuvre une solution de gestion des impressions pour SAP et dispose d’activités R&D qui ont également des besoins d’impression de plans CAO… Par ailleurs, un système d’impression Windows est déjà en place pour les impressions bureautiques….

Mettre en œuvre différentes solutions pour chacun des environnements et des besoins n’est pas la bonne option. L’investissement est au final plus important sans maîtrise des flux documentaires de l’entreprise.

Est-il possible de mettre en place un système global d’Output Management répondant à des besoins de différents environnements systèmes de l’entreprise ?

SEAL Systems a développé le concept de Corporate Output Management répondant à cette attente des entreprise :
http://www.sealsystems.fr/solutions/produits/document-output-management/

Disposer d’un système compatible avec les différents environnements et répondant aux différentes exigences :

- Réduction des efforts d’administration
- Compatibilité avec les différents systèmes (SAP,CAO,Windows,…) et imprimantes du marché
- Intégrations pour optimisation des processus de l’entreprise
- Dernières technologies pour sécuriser les flux et les impressions
- Architecture optimisée pour les échanges réseaux et la disponibilité des services de diffusion
- Solution de gestion du parc d’imprimantes
- Drivers générique pour un déploiement simplifié
Voici une synthèse des points clefs d’une solution d’Output Management moderne :

Administration :
- Gestion centralisée des (des travaux, des imprimantes, des formulaires, des utilisateurs,…)
- Base de données centrale de déclaration des imprimantes.
(réduction des efforts de gestion du parc imprimante : une seule déclaration/suppression/modification est répliquée sur tous les systèmes sélectionnés : SAP, Windows, PLOSSYS,…)
- Adaptée aux sites internationaux : gestion des droits administrateurs
(Ex : Un administrateur local ne peut intervenir que sur son périmètre)
- Différentes actions possibles pour la gestion des travaux : rejouer, rerouter, supprimer, …
- Intégration possible dans les systèmes de supervision de l’entreprise : (Nagios,…)
- Intégration avec les systèmes de gestion des utilisateurs : (AD/LDAP,…)
Compatibilité :
- Toutes les imprimantes (drivers intégrés)
- Compatibilité UNICODE
- Convertisseurs intégrés
- Impressions de codes à barres sur imprimantes classiques (polices codes à barres intégrées)
- Les différents environnements systèmes sont supportés : Windows, Unix, ERP, PLM,CAO,…

Sécurité :
- Cryptage des données de bout en bout : De l’environnent utilisateur/applicatif jusqu’à l’imprimante.
- Ajout d’estampillages sur les documents imprimés (métadonnées, données systèmes,…)
- Traçabilité des impressions et diffusions des documents
- Secure and Pickup Printing : récupération des impressions après identification au niveau de l’imprimante (carte, code PIN, Mot de passe,…) (Sécurisation des informations, pas de gâchis papier, mobilité, l’utilisateur choisit quand et où récupérer ses documents,…)

Productivité - Disponibilité :
- Disponibilité assurée par une architecture multi-serveurs et des mécanismes de Failover/Loadbalancing
- Fonctions étendues : gestion des recto-verso, des bacs, …
- Reroutage des flux si une imprimante est indisponible (panne, toner,…)
- Incident Management : Gestion préventive des incidents : alertes aux administrateurs (manque de toner, papier, …)
- Mobilité : Solution mobile de récupération des demandes d’impression (scan du code 2D de l’imprimante ou signal RFID, et déclenchement des impressions à partir de l’application mobile)
- Intégration dans les processus métiers des entreprises : SAP, OpenText, Teamcenter,…
- Gestion des canaux de diffusion électronique : email, publication portail, EDI,…

Réseaux :
- Architecture adaptée aux sociétés multi-sites
- Optimisation des flux réseaux : compression et transmission de flux de données légers
(Ex : SAP : les flux imprimables sont générés sur le site où est situé l’imprimante)
- Solution éprouvée pour les architectures réseaux complexes : muti-réseaux,…
- Support des derniers standards de communication : IPP,…

Economies :
- Une seule solution pour tous les environnements et tous les besoins d’Output Management de l’entreprise
- Un investissement global pour une solution unique : Licences, formation,…
- Productivité et sécurisation des services d’impression et des informations de l’entreprise
- Réduction des efforts d’administration
- Solution modulaire et évolutive
- Investissement long terme