Comment Organiser une brocante et gérer une brocante ? LA Solution

Nëo-tekk vient de lancer OrganiBroc un nouveau produit destiné à gérer la mise en place d’un évènement de type brocante. Sous la forme d’un site spécifique et personnalisé, offrez à vos futurs exposants un plan interactif, la possibilité de réserver en quelques clics leur emplacement de stand.

gestion et organisation d’emplacements de brocante - foire - marché - vide grenier - salon - gestion

Comment éviter les lourdeurs liées à l’échange de courriers papier, de demandes de renseignements, de gestion des conflits pour déterminer qui aété le premier à réserver tel ou tel stand ?

Comment tenir à jour la liste précise de vos emplacements, de leur caractéristiques d’année en année ?

Toutes ces questions Nëo-tekk se les est posé avec la brocante de Chavenay fin 2008.

En mettent au point OrganiBroc, une application sous forme d’un site, l’objectif était de permettre aux gestionnaires de la brocante de ne plus avoir à gérer manuellement de multiples opérations liées aux inscriptions des exposants.

En, effet, dans le cadre d’une grosse brocante comme celle de Chavenay, on parle de plus de 400 emplacements élémentaires à tracer au sol et à répertorier chaque année.

Il faut savoir que les rues ne présentent pas un état immuable : entre travaux, modifications d’accès, constructions nouvelles et autres, les emplacemnts peuvent être modifiés d’une année sur l’autre.

Pour ces mises à jour, refaire des fiches manuelles, ou des saisies au sein d’un tableur représente un travail long et fastidieux.

Avec OrganiBroc, le travail de l’organisateur de brocante est simplifié :

Bien sûr, la 1ere fois, il faut créer un plan exacte et y positionner chaque emplacement individuel, y associer la fiche complète descrivant l’emplacment (longueur, profondeur, prix, photos en plan large et détails)

Mais, ceci terminé, il est rapide de modifier un emplacement, de le rendre indisponible, ou d’en créer de nouveaux.

Les gestionnaires disposent d’une console (backoffice) qui leur permet de gérer l’ensemble, depuis tout ordinateur connecté au web.

Impact maximum et convivialité

Une fois le site ouvert au public, tous les futurs exposants disposent de l’accès à la totalité des informations qui, avant, devaient être distribuées en flyers, courriers, et par téléphone. L’impact sur le temps passé à répondre  aux exposants était immense.

Avec OrganiBroc, les exposants accèdent en quelques clics au descriptif de l’emplacement qu’ils souhaitent, et pré réservent ce dernier.

Un Plan intercatif

OrganiBroc présente une innovation majeure à travers un plan manipulable par l’internaute.

Plusieurs niveaux de zoom permettent de s’orienter et de choisir dans les rues ou allèes (hall d’exposition) l’emplacement voulu avec la possibilité de cliquer un emplacement libre (figuré en vert) de voir la photo du lieu en plan large et serré, les caractéristiques (longueur, profondeur, surface, coût, etc.).

Durant cette phase, l’emplacement est bloqué et devient visible en rouge par les autres visiteurs.

Seul le 1er qui clic sur un emplacement vert libre peut le pré réserver.

A l’issue de celà l’internaute est guidé au travers du processus d’enregistrement qui se conclue par la confirmation par email de le pré réservation  et par l’obtention de documents personnalisés générés pour lui, en PDF. (notamment pour les professionnels)
Il n’y a pas à ce jour de réglement en ligne, car peu d’associations dispose d’un contrat monétique. Ceci dit, cette possibilité est totalement ouverte.

L’exposant doit ensuite faire parvenir son réglement à l’organisateur, selon les modalités décrites, puis les gestionnaires valideront définitivement la pré reservation en réservation ferme.

Le suivi des exposants

Une fois un exposant inscrit, il bénéficie les années suivantes, de l’envoie automatique d’informations et est invité, en priorité à réserver le même emplacment (ou un autre s’il le souhaite).

Ainsi, en fidélisant les acteurs de l’évènement et en faciltant leur accès à un emplacement, l’organisation devient plus fluide, moins conflictuelle et libère les gestionnaires de nombre de problèmes parasitant.

Que vous soyez associations ou administration,  nous pouvons vous aider pour l’organisation de vos marchés, foires, expositions et autres manifestations nécessitant la gestion d’emplacements au sol en connexion avec le public.

Nëo-tekk

Nous sommes le spécialiste du site Internet auto-administrable sur mesure. Nous mettons un point d’honneur à établr la solution sur mesure pour tous nos clients et promouvons le logiciel libre et le respect des standards W3C.

Nëo-tekk s’inscrit aussi dans une démarche d’accessibilité de ces sites et travaille avec certains acteurs majeurs du domaine (un projet avec Interface-Handicap et la fondation Stéria).

Prenez en main votre communication !

Contactez Nëo-tekk pour un projet OrganiBroc ou un vrai site Web qui vous conviendra.

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